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谈提高办公室综合管理水平的有效途径

来源: 作者:普通管理员 更新时间:2017-04-06 00:00:00

 

(第二分公司 陆金宝)

 

  要:当今社会的快速蓬勃发展和机构组织的不断进步,使得办公室管理工作中起到了重要作用,是每个企业不可缺少的部门,该文章对办公室综合管理中的问题进行讨论分析,以便更好的开展办公室的工作。

关键词:浅析办公室;综合管理;实践思考

  办公室是一个有综合性的、服务型的管理部门,一个单位要想能正常的运行,提供决策,担负起服务的责任,办公室的工作水平和效率是一个企业能力的体现,当前随着党的教育活动深入人心,办公室的综合管理工作也在不断突出,工作上也有了高要求,为了适应当前的新形势,我们要进行办公室的改进和创新。

一、办公室提升工作措施的实际意义

对于企业的发展来说,只有保证基本的工作措施得到升级,才能实现企业的长远发展。而在整体的工作项目中,对于办公室工作结构优化直接关系到企业管理发展的未来趋势,于是要对办公室工作进行精细化的设计管理。无论企业的规模大小,工作结构如何,都需要相关负责人设置办公室的基础工作机制。办公室对于企业来说,具有一定的调和作用,既要保证对于上层管理层的领导意识进行传达,也要保证对于下层职工的基础管理。并且,在实际工作推进过程中,也要进行各方关系的协调,要对整体系统进行有效的连接,是一个信息和数据的中转传达的机构,也是整个单位运营的枢纽和调度控制中心。另外,多数办公室的工作人员都是单位领导层成员的助理,不仅要对基本单位信息进行细致的研究,也要对整体单位的发展规律和发展动向进行跟踪。办公室的工作人员也要对基础员工的工作情绪和问题进行有效的收集和整理,并提供实质化的改进意见和建议。

另外,在办公室工作过程中,相关的工作人员要针对企业的基本情况进行集中的调查和信息收集,并对基本问题进行集中的分析和研究,形成正确的工作理念和思路,保证整体意见对于单位的发展具有一定的针对性,更好地为领导的决策提供相应的数据支撑。相关部门的工作人员要做好基本的平衡助推行为,形成有效的沟通桥梁,促进良性发展。办公室工作人员不仅要完成相应的基础工作,也要进行及时的自我提升,认真落实企业内部的各项规章制度,保证自身的学习力和执行力,沉着冷静的处理相应的工作问题,要不断优化自身的工作理念和意识。在实际的工作中,也要进行科学化的工作规划,处理好各方工作人员的管理,为事业单位的发展奠定坚实的工作基础。

二、办公室工作特点

办公室是一个服务型的部门,办公室工作的功能特性也有两个方面,不仅要在工作中遵循服从大局的原则,也要有自己的主观能动性。

1.工作内容复杂多样。

办公室的工作要对外树立良好的工作形象,对内要明确办公室的管理权限和责任,制定相应的管理办法,协助领导做好各个部门的协调和公文、电子政务等工作,并且对工作中的事物进行调查,对内部进行应急管理。

2.工作的服务性强。

办公室工作的服务性是一个不可忽视的特点,具体体现在:一是为领导提供服务,发挥应有的助手的特点,提高自身业务能力,便于领导作出科学决策;二是对服务的主体起到良好的作用,对工作的事物进行协调,由于办公室中的会议接待较多,办公室还要做到服务保障的职责。

3.工作内容的综合性。

在工作中要有大局意识和整体意识,在分析处理问题时,工作人员的素质要不断的进步,要有出色文字功底,要有良好的口才和处理事务的能力,办公室的工作涉及面也比较广,遍布到生活中的多个方面,例如:对日常事务的处理、文件的落实、物品的购买和发放、与外部的联络等方面,所以说,综合性是办公室的一个突出特点。

三、办公室综合管理工作中存在的不足

1.办公室落后的管理方式。

经调查研究发现,许多企业的管理并不规范,工作人员在管理中采用了多种方法,但没有将制度具有的约束性所表现出来,实行办法不统一,这样就会出现错误,对企业造成影响,工作人员缺乏管理意识,缺乏专业素质,工作缺乏主动性对于人员和资源的配置不合理,制约着办公室的发展,使得办公室管理比较混乱。

2.管理工具比较陈旧。

办公室工作效率比较低,所以要想提高企业的效益就要不断提高工作效率。由于现在有些企业还采用落后的管理工具进行工作,无法通过多种渠道进行搜集和获取信息,对办公职能的发挥造成影响,影响办公室的工作效率,不能充分发挥办公室的职能。

四、加强办公室综合管理的措施

(一)管理思想的现代化。

1.树立全局意识:办公室人员要学会谋大局,提高驾驭全局的能力,在思考工作时,心中要顾全大局,单个工作服从全局工作,局部利益服从全局利益,在日常工作中,树立全局的思想,在领导和员工之间。科室之间进行协调工作,形成一股强大的合力。

2.树立效率意识:办公室的工作人员要不断提高工作中的办事效率,实现效率和效益的统一。

3.树立创新意识:坚持和弘扬开拓创新的统一,要善于继承优良传统,学会适应形式的变化和任务的需求,勇于进行探索、勇于进行创新,运用创造性的思维,增强工作的主动性和预见性。

(二)管理上的转变。

1.被动型转为主动型:我们工作要有思维的超前性和预见性、创造性。要善于发现倾向性、方向性和苗头性的问题,提供信息和解决方法,努力克服旧的观念、思维和工作中的惰性,用科学的求实精神和大胆创新的勇气,努力克服提高办公室工作中的办事效率,使得工作更加到位。

2.事务型向智慧型转变:要在繁杂的事物中走出来,要勤动手、勤动脑、多为领导出主意,要有严密性、科学性。根据本部门的实际情况,进行创新操作,在掌握形势的基础上,对工作进行统筹规划、合理的进行安排。

3.封闭型向主导型转变:人类在信息时代,我国也加入了世界贸易组织,这些使我们的办公室工作带来了影响,因此,办公室人员要对各种情况熟悉,做到领导还未察觉我先知,拓宽知识面,加强对外的联系,了解社会各个方面、层次、领域的情况,有助于办公室适应新形势,更好的服务领导。

(三)职能上求实创新。

1.谋全局:要加强信息的调研工作,政务信息是领导掌握全局情况,进行决策指导不可缺少的部分,是办公室的重要的日常工作;现如今,各级领导对政务信息的重视度在不断加强,但也会存在时效性不强的问题,因此要采取有效的措施,对信息进行完善,对办公室中的各种情况进行指导,建立完善信息的考核制度,定期的进行调研文章,供领导参考和决策。

2.善统筹:强化协调的职能,办公室机关是综合的办事机构,要发挥承上启下的枢纽作用,发挥综合协调职能:进行沟通、服务,协调各个机关的职能和部门之间的关系,使之密切进行配合,落实到位;上级和下级的关系进行协调,增加决策的实行力度;发挥办公室的对外窗口作用,对办公室和其他部门之间的关系进行处理。

3.抓落实:强化督促和检查的职能:做好目标的考核;做好政务的检查,结合各地的实际情况,抓好落实好,收集考核内容的执行情况,及时的向上级领导部门进行反应,用以确保各项工作能够圆满的完成。

(四)管理组织的合理化。

只有办公室组织的合理化,才能使结构做到综合化、人才的多元化、方法的制度化。随着机构改革的进行,办公室的人少事情却在增多,人员的不足不能够解决办公室当前面临的问题,因此要健全合理的管理组织。要有危机意识和群体意识,设置合理的组织、系统,使得能够确保最大效益的完成办公室的工作任务。

五、结束语

综上所述,办公室的发展对于企业发挥着重要的作用,影响着企业的经济效益的实现和企业的整体形象,因此现在我们要加强对办公室的重视,建立、实施并且能够不断的完善企业中的制度体系,确保企业的业绩效益实现最大化。是我们企业当前的重要任务。

参考文献

[1]罗宁.试析办公室综合管理的若干实践思考[J].东方必威手机登录,20159.

[2]赵羽.论如何提升办公室综合管理水平[J].广东科技,201324):26-27.

[3]王静.办公室综合管理工作的模式与优化措施[J].必威手机登录旬刊,201412.

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